planowanie

Ustawienia podstawowe

Zanim zaczniesz konfigurować swoje Usługi oraz Członków personelu, koniecznie zweryfikuj omawiane tu ustawienia tak, aby uzupełnione były podstawowe informacje, które umożliwią zarówno Tobie, jak i użytkownikom przejść płynnie przez cały proces rezerwacji.

Aby uzyskać dostęp do podstawowych ustawień Harmonogramu, kliknij Ustawienia znajdujące się w menu po lewej stronie.

ogólne ustawienia

W Ogólne możesz dodać następujące elementy:

  Czas i język: Wybierz strefę czasową, w której znajduje się Twoja firma.

   Co daje ustawienie strefy czasowej?

W momencie, gdy użytkownik dokonuje na Twojej stronie internetowej rezerwacji i znajduje się w innej strefie czasowej niż ta określona przez Ciebie, w Kreatorze rezerwacji pojawi się mały wskaźnik strefy czasowej informujący użytkownika, w której strefie czasowej dokonuje on rezerwacji. Wszystkie czasy w Menedżerze Harmonogramu będą w Twojej strefie czasowej.

Jeśli zmienisz strefę czasową po rozpoczęciu akceptacji spotkań, istniejące już rezerwacje zachowają pierwotny czas rezerwacji, tj. rezerwacja dokonana ze strefą czasową Europa / Kopenhaga o godz. 14:00 (GMT + 1) odbędzie się o godz. 8:00 (GMT –5) w przypadku zmiany na strefę czasową Ameryka / Nowy Jork.

Możesz dodawać też więcej języków, jeśli chcesz mieć możliwość wyświetlania opisów usług, informacji o personelu czy innych tekstów w wielu językach.

Ustawienia waluty: dodaj jedną lub więcej walut, które akceptujesz przy płatnościach. Jeśli korzystasz z wielu języków, powiąż walutę z każdym ze swoich języków wybierając ją z listy rozwijanej Waluta podstawowa.

  Ceny i płatności

Aktualna wersja Harmonogramu nie wspiera bezpośrednich płatności online za usługi. Płatność pomiędzy usługodawcą a klientem musi w związku z tym odbywać się w innym środowisku, np. w sklepie za pomocą karty kredytowej bądź gotówki.

Ustawienia Kalendarza: wybierz, czy preferujesz poniedziałek czy sobotę jako pierwszy dzień tygodnia w widoku Kalendarza. Zaznacz Pokazuj weekend, jeśli chcesz, by w widoku Kalendarza widoczne były sobota oraz niedziela.

Ustawienia Harmonogramu: zaznacz Automatycznie zatwierdzaj rezerwacje, jeśli chcesz, by nowe przychodzące rezerwacje były automatycznie zatwierdzane przez system. Jeśli tego nie zaznaczysz, każda nowa rezerwacja będzie oznaczona w widoku Kalendarza jako Oczekujący i będziesz musiał ręcznie zmienić jej status.

Możesz ustawić stałe okienka czasowe jako domyślne ustawienie dla wszystkich rezerwacji zaznaczając Rozmiar stałych okienek czasowych i wybierając 15, 30 lub 60 min. Stałe okienka czasowe oznaczają, że system automatycznie “zaokrągla” godziny rozpoczęcia rezerwacji do najbliższego kwadransa, pół godziny lub pełnej godziny.

To ustawienie jest przydatne szczególnie w przypadku usług o takim czasie trwania, jak np. 21 lub 25 minut. Jeśli przykładowo masz 21-minutową usługę i nie określiłeś stałego okienka czasowego, użytkownicy mogą rezerwować terminy co każde 21 minut, co skutkuje nie zawsze dogodnymi godzinami rozpoczęcia rezerwacji.

Jeżeli jednak ustawisz Rozmiar stałych okienek czasowych na zaokrąglanie do najbliższych 30 minut, nowe rezerwacje będą mogły rozpoczynać się tylko co pół godziny (09:30, 10:00, 10:30 itd.), zapewniając bardziej przyjazne dla klienta czasy rozpoczęcia rezerwacji, a także łatwiejsze zarządzanie kalendarzem.

W polu Użytkownicy mogą rezerwować na przyszłość, możesz określić, na ile dni od dzisiaj użytkownicy mogą dokonywać rezerwacji. Dla przykładu, jeżeli dziś jest 1. stycznia, a Ty ustawiłeś, że użytkownicy mogą rezerwować terminy na 30 dni do przodu, system rezerwacji w Harmonogramie pokaże w Kalendarzu dostępne przedziały czasowe do 30. stycznia włącznie.

Adres wysyłający powiadomienia e-mail: jeżeli aktywowałeś tę funkcję, przy rezerwowaniu terminu bądź jego zmianie do klienta oraz przypisanego do danej rezerwacji członka personelu zostanie wysłane automatyczne powiadomienie. W polach Firmowy e-mail nadawcy oraz Nazwa firmy możesz określić, jaki adres e-mail oraz jaka nazwa powinny wyświetlać się jako nadawca tych wiadomości e-mail.

   Stosowanie adresu e-mail nadawcy “noreply”

Warto dobrze przemyśleć, który adres e-mail podasz jako nadawcę powiadomień e-mail. Jeśli wykorzystasz w tym celu swój własny firmowy adres e-mail, np. joe@thecookieshop.com, klienci mogą odpowiadać bezpośrednio do Ciebie na wszystkie wysyłane do nich wiadomości z powiadomieniami. Alternatywnie możesz zastosować adres e-mail “noreply”, np. noreply@thecookieshop.com, żeby wskazać klientom, że nie powinni odpowiadać na wiadomości z powiadomieniami. Jeśli się na to zdecydujesz, rozważ wyraźne wskazanie w szablonach tekstów powiadomień, że klienci nie mogą odpisywać na te wiadomości.

Nazwa nadawcy SMS: jeśli wysyłasz do klientów lub członków personelu powiadomienia SMS, możesz określić, jaka nazwa nadawcy powinna wyświetlać się w wiadomościach SMS (maks. 11 znaków).

Informacje o firmie

W tej karcie uzupełnij ogólne informacje o firmie, aby mieć pewność, że Twoi klienci dysponują prawidłowymi informacjami o Twojej firmie. Wprowadzone tu informacje mogą być automatycznie umieszczane w powiadomieniach oraz przypomnieniach wysyłanych do Twoich klientów oraz współpracowników.

godziny otwarcia

Dodaj swoje normalne godziny otwarcia, podczas których akceptujesz rezerwacje. Wybrane tutaj godziny określają, które godziny są dostępne, a które są wyszarzone (niedostępne) w widoku Kalendarza.

Jeśli są dni lub konkretne okresy czasu, w których godziny otwarcia różnią się od normalnych godzin otwarcia, możesz dodać je w Specjalnych godzinach pracy. Kliknij Utwórz nowy i nadaj Specjalnym godzinom otwarcia tytuł (np. “Boże Narodzenie”, “Black Friday” itd.). Jeśli w tym okresie masz otwarte przez cały dzień/dni, przełącz na Cały dzień. Jeśli masz otwarte tylko w określonym przedziale dnia, kliknij pola Data rozpoczęcia oraz Data zakończenia, żeby określić datę/-y i godzinę/-y.

Na koniec, jeśli chcesz mieć możliwość akceptowania rezerwacji w trakcie okresu ze Specjalnymi godzinami pracy, przełącz na Dostępny.

Regulamin

Dodaj swój regulamin oraz politykę prywatności. Użytkownicy mogą się z nimi zapoznać oraz wyrazić na nie zgodę po podaniu swoich danych kontaktowych podczas dokonywania rezerwacji. Zarówno do regulaminu, jak i polityki prywatności możesz dodać:

  Nagłówek: użytkownicy widzą go po kliknięciu tekstu linka na tej samej stronie, na której wpisują swoje dane kontaktowe.

  Tekst główny: w tym polu dodaj swój regulamin. Możesz formatować tekst za pomocą Edytora Tekstu. Użytkownicy widzą ten tekst bezpośrednio pod Nagłówkiem.

 Opis dla pola wyboru w Kreatorze rezerwacji: ten tekst będzie wyświetlany jako tekst linka na stronie, na której użytkownicy podają swoje dane kontaktowe. Kliknięcie tekstu linka spowoduje otwarcie nakładki z Nagłówkiem oraz Tekstem głównym.

Jeśli nie chcesz pokazywać żadnego regulaminu, odznacz pole Pokazuj użytkownikom pole wyboru regulaminu podczas składania rezerwacji.

Przełącz Wymagaj od odwiedzających zaakceptowania Twojej polityki prywatności przed złożeniem rezerwacji, jeśli nie chcesz, żeby użytkownicy mogli dokończyć rezerwację bez zaakceptowania (zaznaczenia pola wyboru) Twojej polityki prywatności.

Powiadomienia i przypomnienia

Tutaj możesz stworzyć standardowe szablony wiadomości e-mail oraz SMS wysyłanych do klientów na różnych etapach procesu rezerwacji. Możesz przygotować także szablony wiadomości wysyłanych do pracowników, którzy będą przyjmować daną wizytę. Masz możliwość tworzenia szablonów e-maili oraz SMS-ów dla następujących scenariuszy:

Oczekująca rezerwacja: wiadomość e-mail wysyłana wtedy, gdy użytkownik dokonał rezerwacji i oczekuje na Twoje potwierdzenie.

Anulowana rezerwacja: wiadomość e-mail wysyłana wtedy, gdy w widoku Kalendarza zmienisz status rezerwacji na Anulowana lub użytkownik anuluje spotkanie.

Odrzucona rezerwacja: wiadomość e-mail wysyłana wtedy, gdy w widoku Kalendarza zmienisz status rezerwacji na Odrzucona bądź odrzuci ją pracownik, który miał przyjmować daną wizytę.

Zatwierzona rezerwacja: wiadomość e-mail wysyłana wtedy, gdy w widoku Kalendarza zmienisz status rezerwacji na Zatwierdzona

Przełożona rezerwacja: wiadomość e-mail wysyłana wtedy, gdy zmienisz godzinę spotkania w widoku Kalendarza.

Przypomnienie o nadchodzącej wizycie: otwórz ten szablon, żeby określić, na ile godzin przed spotkaniem e-mail powinien zostać wysłany. Tutaj możesz też zapisać tekst szablonu dla przypomnienia SMS, który wysyłany będzie do klientów i/lub współpracowników.

Wizyta kontrolna: otwórz ten szablon, żeby określić, na ile godzin przed spotkaniem e-mail powinien zostać wysłany. Tego typu wiadomość e-mail otrzymają tylko klienci, nie pracownicy.

Opuszczona wizyta: wiadomość e-mail wysyłana wtedy, gdy w widoku Kalendarza zaznaczysz, że Klient nie pojawił się na zakończone spotkanie. Tego typu wiadomość otrzymają tylko klienci, nie pracownicy.

 

Pamiętaj, że powiadomienia wysyłane są tylko wtedy, gdy przy każdym szablonie włączysz opcję Aktywuj dane powiadomienie e-mail.

Więcej o różnych statusach rezerwacji przeczytasz tutaj.

Po uzupełnieniu szablonów e-mail oraz SMS, możesz zobrazować sobie ich wygląd poprzez wysłanie wiadomości testowych. Kliknij Wyślij e-mail testowy lub Wyślij SMS testowy i wybierz, który typ powiadomienia chcesz wysłać i do kogo.

   Adres e-mail nadawcy na powiadomieniach

W Ustawienia > Ogólne możesz określić, jaki adres e-mail ma wyświetlać się jako nadawca we wszystkich powiadomieniach e-mail do klientów oraz współpracowników mających wykonać daną usługę.

Formatowanie szablonów e-mail

Dla każdego z szablonów możesz napisać temat oraz tekst główny wiadomości. Tekst sformatujesz za pomocą paska narzędzi Edytora Tekstu.

Co więcej, z pomocą zmiennych tagów do szablonu maila możesz wprowadzić określone informacje dotyczące danej rezerwacji. Korzystając z tej metody możesz dodać także informacje o zarezerwowanej usłudze oraz zarezerwowanym współpracowniku, a także informacje o Twojej firmie.

Pełna lista zmiennych do zastosowania w szablonach wiadomości e-mail:

{{appointment_status}} -> status rezerwacji
{{appointment_date}} -> data rezerwacji
{{appointment_time}} -> godzina rezerwacji 
{{appointment_date_time}} -> data i godzina rezerwacji
{{service_duration}} -> zarezerwowany czas w minutach
{{service_name}} -> nazwa zarezerwowanej usługi
{{service_description}} -> opis zarezerwowanej usługi
{{service_price}} -> waluta
{{customer_full_name}} -> imię i nazwisko rezerwującego
{{customer_first_name}} -> imię rezerwującego
{{customer_last_name}} -> nazwisko rezerwującego
{{customer_email}} -> e-mail rezerwującego
{{customer_phone}} -> numer telefonu rezerwującego 
{{customer_notes}} -> uwagi od rezerwującego
{{employee_full_name}} -> imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za obsługę rezerwacji 
{{employee_first_name}} -> imię pracownika odpowiedzialnego za obsługę rezerwacji
{{employee_last_name}} -> nazwisko pracownika odpowiedzialnego za obsługę rezerwacji
{{employee_email}} -> e-mail pracownika odpowiedzialnego za obsługę rezerwacji
{{employee_phone}} -> numer telefonu pracownika odpowiedzialnego za obsługę rezerwacji
{{business_name}} -> nazwa firmy do której należy strona 
{{business_email}} -> e-mail firmy do której należy strona
{{business_phone}} -> numer telefonu stacjonarna firmy do której należy strona 
{{business_mobile}} -> numer telefonu mobilnego firmy do której należy strona
{{business_description}} -> opis firmy do której należy strona
{{business_fax}} -> FAX firmy do której należy strona
{{business_address}} -> pełen adres firmy do której należy strona
{{business_street}} -> ulica i numer budynku firmy do której należy strona
{{business_city}} -> miasto firmy do której należy strona
{{business_zip}} -> kod pocztowy firmy do której należy strona
{{business_state}} -> województwo firmy do której należy strona
{{business_country}} -> kraj firmy do której należy strona
{{appointment_notes_to_customer}}
{{appointment_reference_number}}
{{business_website}}

Przykład wiadomości e-mail ze zmiennymi

Witaj {{customer_full_name}},

Dziękujemy za rezerwację {{service_name}} w {{business_name}}. Sprawdzimy naszą dostępność i skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Jeśli w międzyczasie będziesz mieć jakieś pytania, skontaktuj się z nami.

E-mail: {{business_email}}

Telefon: {{business_phone}}

Pozdrawiamy,

{{business_name}}

Tworzenie szablonu stopki wiadomości e-mail

Masz możliwość stworzenia szablonu stopki wiadomości e-mail, która dodawana będzie na końcu wszystkich wysyłanych powiadomień oraz przypomnień e-mailowych. Możesz stworzyć jeden szablon dla wszystkich wiadomości e-mail wysyłanych do klientów oraz jeden szablon dla wszystkich wiadomości e-mail wysyłanych do zarezerwowanych współpracowników.

Tak jak w przypadku wszystkich szablonów powiadomień oraz przypomnień e-mailowych możesz formatować tekst stopki oraz dodawać do niego zmienne.

Synchronizacja kalendarza

Jeśli członkowie personelu chcą móc wyświetlać swoje rezerwacje w zewnętrznej aplikacji kalendarza, np. Kalendarz Google, kalendarz w programie Outlook lub Kalendarz iOS, możesz zsynchronizować je z ich kalendarzem z poziomu Harmonogramu. Jedynym wymogiem jest to, by zewnętrzna aplikacja kalendarza obsługiwała format iCal. Możesz stworzyć wiele synchronizacji kalendarza, np. po jednej dla każdego współpracownika.

  Jak działa Synchronizacja?

Synchronizacja Kalendarza działa w jedną stronę: z Kalendarza w Harmonogramie do aplikacji zewnętrznego kalendarza. Wszelkie wydarzenia utworzone w zewnętrznym kalendarzu nie zostaną zsynchronizowane z Edytorem. Synchronizacja jednokierunkowa jest dynamiczna, co oznacza, że wszystkie nowe zarezerwowane w Harmonogramie terminy zostaną automatycznie zsynchronizowane z aplikacją Twojego zewnętrznego kalendarza. Pamiętaj, że wykrycie i zaktualizowanie zmian przez kalendarz zewnętrzny może potrwać wiele godzin. Informacje o częstotliwości aktualizacji znajdziesz w dokumentacji Twojego dostawcy.

Po kliknięciu Zapisz wyświetli się adres URL do udostępniania. Skopiuj go i wklej w aplikacji zewnętrznego kalendarza.

Po wygenerowaniu w Edytorze adresu URL do udostępnienia możesz wkleić go do dowolnej aplikacji kalendarza obsługującej format iCal. Zapoznaj się proszę z dokumentacją techniczną dostawcy zewnętrznego kalendarza, aby dowiedzieć się, jak zaimportować Kalendarz za pomocą udostępnionego adresu URL.

Przykład nr 1: Synchronizacja Twojego Kalendarza z Kalendarzem Google

Aby zsynchronizować Twój Kalendarz z Harmonogramu z Kalendarzem Google, zaloguj się na swoje konto Google i przejdź do: Kalendarz > Ustawienia > Dodaj kalendarz > Z adresu URL. Wklej w odpowiednim polu udostępniony z Edytora adres URL i kliknij Dodaj kalendarz. Zsynchronizowane rezerwacje będą wyświetlać się teraz w Twoim Kalendarzu Google.

Przykład nr 2: Synchronizacja Twojego Kalendarza z kalendarzem programu Outlook

Aby zsynchronizować Twój Kalendarz z Harmonogramu z kalendarzem programu Outlook, zaloguj się na swoje konto w programie Outlook i przejdź do: Kalendarz > Importuj kalendarz > Z sieci. Wklej udostępniony z Edytora adres URL w polu Link do kalendarza, nazwij go w polu Nazwa kalendarza i kliknij Importuj. Zsynchronizowane rezerwacje będą wyświetlać się teraz w Twoim kalendarzu programu Outlook.

Personalizacja Kreatora

Tutaj możesz dostosować fragmenty tekstów, które wyświetlają się użytkownikom podczas różnych etapów procesu rezerwacji, tak, żebyś mógł w razie potrzeby udostępniać odpowiednie informacje. Dla każdego z etapów możesz dostosować Nagłówek, Tekst wprowadzający oraz Tekst przycisku, który odwiedzający będą klikać, żeby przejść do następnego etapu rezerwacji.